Snapshots voor uitleenstatistieken

Beste collega's, ik denk dat we nog iets over het hoofd zagen bij de handleiding voor het maken van een snapshot voor de uitleenstatistieken van de diverse collectieonderdelen: dat snapshot moet aangemaakt worden in de applicatie 'uitleen-transacties' én als één van de criteria (naast bv. 'bezit;locatie', 'bezit;sublocatie', enz.) moet eerst ook 'transactietype' worden geselecteerd. Anders kan je met het publiceerprofiel later geen restricties op 'transactietype' gaan toepassen (dat is nodig om de uitleningen+verlengingen te scheiden van de overige transacties, dat kan ook via een groeperingstabel).
Ik deed dit eerst zonder in de snapshots het criterium 'uitleen-transacties' te hebben opgenomen en bij het publiceren begaf Vubis het iedere keer (tot mijn grote frustratie :) . Intussen werkt het dus wel.
Ik zie nu ook dat dit in de handleiding voor de uitleenstatistieken eigenlijk niet staat, ik had er ook nog niet eerder aan gedacht. In elk geval is het dus belangrijk om, bovenop wat er in de handleiding staat, voor elk snapshot dat je maakt voor de uitleningen ook het criterium 'uitleen-transacties' op te nemen. En bij de publiceerprofielen kan dit criterium dan als restrictie gebruikt worden. Dat kan met de groeperingstabel 'UV-som', die normaal elke bib al zal gebruiken om de gewone jaarlijkse statistieken te maken.

Statistieken thema's

Een mail gekregen van Julien uit Sint-Niklaas :

"Ik heb in Sint-Niklaas een statistiek gemaakt per themawoord voor de volwassen fictie. Wij hebben 16.467 romans. In de statistiek kom ik tot 26.591 gegeven themawoorden en daarnaast 2.860 romans zonder thema. Deze massa gaat onvermijdelijk het belang van de fictiecollectie buiten alle proportie doen opzwellen.

We hebben meer dan 3.000 verschillende themawoorden gebruikt, die moeten herleid worden tot een 20-tal indelingen voor de groeperingstabellen. Voor januari zien we ons dit niet doen. Bovendien kan moeilijk elke bibliotheek die niet aangesloten is bij een PBS dit moeilijk telkens opnieuw doen"


Ik heb ook nog geen oplossing gevonden voor het probleem van de genres.

Maar ik ben wel tot het besef gekomen dat we het probleem wat overroepen.

Er zijn eigenlijk 2 problemen met de genres.

1. Onze genres zitten verstopt tussen (enkele honderden, zelfs duizenden) thema's. Maar dat hoeft geen probleem te zijn om de statistieken te maken. We moeten enkel de genres waarvoor we cijfers nodig hebben, uit de lange lijst van thema's halen. Die lijst van thema's is alfabetisch gerangschikt, dus erg veel tijd kost het niet om daar genres als 'psychologische literatuur' 'novellen', 'columns' enz uit te halen.

Het zou natuurlijk makkelijker zijn mochten we een groeperingstabel hebben die ervoor zorgt dat we bij de output enkel de genres krijgen, niet de overtollige thema's. Maar zo'n tabel maken is inderdaad een enorm werk, omdat je in die tabel alle genres moet opsommen én ervoor zorgen dat de rest verwoord wordt als 'andere' (of zoiets). Mij lijkt het overbodig werk.

2. Sommige romans hebben meerdere genres, en zullen dus dubbel geteld worden. Ik denk dat we dat wat overdrijven, van die dubbele (of driedubbele... genre-aanduidingen). Meestal gaat het niet om meerdere genre-aanduidingen bij een beschrijving, maar om 1 genre aangevuld met thema's. Ik heb de proef op de som genomen. Ik heb van 500 romans in SSP een output genomen op korte titel + veld 631/$a (thema). Wel, van die 500 waren er slechts 27 die inderdaad 2 genre-aanduidingen hadden.

Nu, als je die 27 op 500 extrapoleert naar een totaal aantal romans van 16000, kom je uit op 864 beschrijvingen die dubbel zullen geteld worden. Het zijn er natuurlijk 864 teveel, maar dramatisch lijkt mij dat niet. Temeer omdat die 864 dan verdeeld worden over alle genres. Als we uitgaan van 15 genres, maakt dat maar een overschatting van 58 boeken per genre. Dat valt dus wel mee, vind ik.

Bedenk ook het ICB-model enkel de indeling per genre vraagt voor de volwassenen romans Nederlandstalig ; niet anderstalig, niet grootletter, geen luisterboeken, geen makkelijk lezen, geen poezie/toneel (want al die categorieën zitten apart in het model, en voor al die categorieën moet geen indeling in genres gemaakt worden).

Probleem met landencodes in SISO

Voor de statistieken van de VNF dook het probleem op dat bij de groepering per SISO-tiental (dus 10, 20, 30, ... tot 990) de codes die landaanduidingen bevatten helemaal afzonderlijk werden weergegeven en dus onbruikbaar.
Dit kan omzeild worden via SSP, door voor elke betrokken rubriek een savelist te maken van de VNF-boeken met die bepaalde SISO-codes. Dit kan door te selecteren op veld 690$a met het criterium 'van formaat' en als waarde bv '@99@'. De '@' dient hier als truncatieteken zodat alle boeken met codes die een '99' bevatten in de lijst zullen worden opgenomen. Dit betekent ook dat er boeken van andere rubrieken tussen kunnen raken, die moeten manueel verwijderd worden door de lijst te overlopen. Het vraagt wat werk maar het aantal rubriek is gelukkig beperkt. Ik kwam tot de volgende: 84, 85, 86, 87, 91, 93, 94, 98, 99 (verbeter gerust als ik het fout heb).
Als de lijsten zijn 'opgeruimd', kan het aantal uitleningen worden opgevraagd door de lijst te publiceren met een publiceerprofiel waarbij het aantal uitleningen van 2009 wordt weergegeven. Als je dit publiceert in Excell, kan je met een eenvoudige som-berekening onderaan die kolom het totaal aantal uitleningen krijgen.
Het is omslachtig maar een andere oplossing zie ik voorlopig niet.
Voor de JF en de JNF en nu dus ook voor de VNF zal ik dus aan goed cijfermateriaal geraken, blijft het probleem van de thema's van de VF.

Op onze vergadering op 3 december werd het probleem aangebracht dat boeken meerdere thema's kunnen hebben en dus ook meerdere keren worden geteld. Zoals afgesproken heb ik dit voorgelegd aan Hein Leemans. Dit is zijn antwoord :

Dubbeltellingen zijn inderdaad een probleem, moet je voorkomen en daarom hebben we je do 3-12 ook een gedetailleerder overzicht gestuurd van de bezit en uitleencijfers die we in ICB willen gebruiken. 
Ik zou alleen het eerst genoemde thema nemen. Mits je daarop kunt selecteren. Als er 2 of meer thema's in 1 cel van de database staan moet het wellicht anders. Ik weet de opbouw van de database niet. 
Je moet altijd meer selectiecriteria ingeven: - genre of thema: liever genre - materiaalsoort (boek, grote letterboek, tijdschrift, cd-rom, muziek cd of dvd, film op dvd og video of blu ray etc.) - leeftijd (V en J en binnen J de leeftijdsgroepen) - taal (Ned of andere taal) Dit zie je ook terug in het gedetailleerder overzicht van de bezit en uitleencijfers.

Aantal actieve leners in het filiaal

Karel uit Wetteren en iemand uit Dendermonde vroegen mij hoe ze moesten te weten komen hoeveel leners nog gebruik maken van het filiaal.
Dus niet : hoeveel uitleningen er in het filiaal zijn, maar hoeveel (actieve) leners.

Dat kun je zo doen:
Maak een save list in de applicatie 'Uitleen-transacties', gebruik als criteria : Locatie = 'code filiaal' + Transactietype = 11(uitlening).
Vergeet niet 'datum van' en 'datum tot' in te vullen : bijv. van 01/01/2009 tot vandaag !

Maak daarna een snapshot met als criteria : Aantal acties + Lener.

Maak een publicatieprofiel : op de X-as het aantal acties ; op de Y-as de leners.

Voer het publicatieprofiel uit op de snapshot.

Je krijgt de lijst van de lenersbarcodes ; je moet het aantal maar optellen.

Statistiek voor thema's volwassenen

Ik probeerde vandaag hetvolgende:

snapshot met bezit;locatie / bezit;sublocatie / overige: objectcode en bezit;plaatskenmerk + hoofdgeleding 631$a voor thema volwassenen.

publiceerprofiel:
* x-as: bezit;sublocatie
* y-as: 631$a

als restrictie op bezit;sublocatie koos ik voor VF (een beperking op volwassen fictie dus), ik gebruikte nog geen groeperingstabellen.

Dit leverde inderdaad een lijst op van alle romans maar de weergave is een ramp: niet alleen alle verschillende thema's maar ook nog alle gegevens van de plaatskenmerken (eerste vier letters van de auteursnaam bij ons). Er zit misschien wel iets in, maar ik moet het nog eens herbekijken.

Integraal CollectieBeheer in 25 Oost-Vlaamse bibliotheken

Op 1 oktober zijn we met 25 Oost-Vlaamse bibliotheken gestart met het ICB-project. Dit staat voor Integraal Collectiebeheer. Bedoeling is om de collecties van de deelnemende bibliotheken op een meer rationele manier te gaan beheren.

Maar rationeel beheren kan je natuurlijk alleen als je op cijfers gebaseerde keuzes kan maken. En dus hebben we deze voormiddag met enkele niet-PBSbibliotheken samen gezeten om eens te bekijken hoe we het makkelijkst de nodige statistieken uit Vubis kunnen halen. Paul De Taeye van bib Geraardsbergen heeft ons stap voor stap een en ander uitgelegd.

Maar natuurlijk kon hij ook niet op alles een antwoord geven of een oplossing aanreiken. En daarom willen we via deze blog zoveel mogelijk ideeën uitwisselen en problemen proberen oplossen.
Dus collega's, laat maar komen ... !!!

Web 2.0 in woord en beeld

Daarnet was ik een beetje aan het googelen over web 2.0. Dat leverde me deze leuke kartoon op.

Opleiding Web 2.0

Vandaag volg ik de opleiding Web 2.0 mee die door Jan Van Hee wordt gegeven.